Six Sigma Coaching

• 

บทบาทและหน้าที่ของ Process Owner ในศาสตร์ Six Sigma

การนำศาสตร์ Six Sigma ไปใช้ในองค์กร จะมีผู้คนที่เกี่ยวข้องในบทบาท หน้าที่และชื่อที่แตกต่างกันไป

โพสนี้ ครูพลอยจะพูดถึงคนที่เป็น Process Owner ค่ะ 

Definition of Process Owner is

“Owns and operates the process the Six Sigma project will improve” 

หน้าที่หลักของ Process Owner คือ

. ระบุเป็นหนึ่งใน Team member ของ Project

. เป็นคนที่มีความรู้ใน process ที่เจอปัญหา

. เป็นคนรับผิดชอบในการวางแผนควบคุม (Control plan) หลังลงมือแก้ปัญหา

. สื่อสารให้ทุกคนที่ทำงานใน process เข้าใจในวิธีการใหม่หลังปรับปรุงแก้ไข

. ติดตามวัดผลที่ได้จากการแก้ปัญหา

. ดูแลเรื่อง process documentation และควบคุมติดตามผล (Control charts)

. รายงานผล Financial saving (ถ้ามี)

Process Owner คือคนที่รับมอบ (Handover) ทุกสิ่งอย่างจาก Initiative Leader หรือ Project Owner หลังลงมือแก้ปัญหา

Storyboard ที่ชัดเจนละเอียด จะช่วยให้ Process Owner เข้าใจและใช้อ้างอิงในการสื่อสารให้กับพนักงานในแผนกต่อไปได้เป็นอย่างดี

องค์กรที่มี Process Owner ที่เห็นความสำคัญและร่วมผลักดันศาสตร์ Six Sigma จะทำให้ Execution ได้ผลที่ยั่งยืนและเป็นคนสำคัญมีส่วนร่วมให้กลายเป็นองค์กรที่พร้อมจะมี Continuous Improvement

ครูพลอย

https://www.facebook.com/ployparploen/

• 

บทบาทและหน้าที่ของ Master Black Belt ในศาสตร์ Six Sigma

การนำศาสตร์ Six Sigma ไปใช้ในองค์กร จะมีผู้คนที่เกี่ยวข้องในบทบาท หน้าที่และชื่อที่แตกต่างกันไป

โพสนี้ ครูพลอยจะพูดถึงคนที่เป็น Master Black Belt ค่ะ

มาถึงกลุ่มคนที่มีชื่อเหมือนกับวงการ การต่อสู้ป้องกันตัว (Martial Arts Names) ที่ลงท้ายด้วย Belt

Yellow / Green / Black / Master Black ……Belt

สีของเข็มขัดไล่ขั้นขึ้นไปตามวิทยายุทธ เช่นกันว่า สีของเข็มขัดไล่ขั้นขึ้นไปตามความยากและซับซ้อนของปัญหา ชื่อตาม Belt นี้ ถูกตั้งขึ้นโดยผู้เชี่ยวชาญในการพัฒนาปรับปรุงคนหนึ่งของ Motorola ที่คลั่งใคล้ในกีฬาคาราเต้ 

Definition of Master Black Belt is

“Expert on Six Sigma techniques and on project implementation” “Drives cultural transformation towards leading” 

หน้าที่หลักของ Master Black Belt คือ

. โคช Black Belt ในการทำ project

. เป็น Trainer ในคลาส Black Belt และ Green Belt Training

. ร่วมผลักดัน Project Portfolio ของแต่ละองค์กรจากแผนธุรกิจที่ตั้งไว้

. ช่วยจัดการอุปสรรคที่ขวางทาง Project Execution

. ผลักดันศาสตร์ Six Sigma ต่อผู้บริหารระดับสูง

. สร้างความสัมพันธ์กับผู้บริหารระดับสูง เพื่อวางแผนการนำศาสตร์ Six Sigma ผลักดันธุรกิจให้เติบโต

จากประสบการณ์ของครูพลอย โชคดีมากที่เจอเจ้านาย Master Black Belt ที่เก่งรอบด้านทั้งศาสตร์และศิลปะเรื่องคน

มากกว่า 5 ปีที่ได้เรียนรู้ในทุกๆ เรื่อง กอบโกยเทคนิคจากคุณ Raymond Teo 😍 และเรายัง Keep in touch ถึงแม้จะอยู่คนละประเทศ

องค์กรที่มี Master Black Belt เจ๋งๆ จะทำให้ Execution ได้ผลรวดเร็วค่ะ

ครูพลอย

https://www.facebook.com/ployparploen/

• 

บทบาทและหน้าที่ของ Black Belt

ในศาสตร์ Six Sigma การนำศาสตร์ Six Sigma ไปใช้ในองค์กร จะมีผู้คนที่เกี่ยวข้องในบทบาท หน้าที่และชื่อที่แตกต่างกันไป

โพสนี้ ครูพลอยจะพูดถึงคนที่เป็น Black Belt ค่ะ

มาถึงกลุ่มคนที่มีชื่อเหมือนกับวงการ การต่อสู้ป้องกันตัว (Martial Arts Names) ที่ลงท้ายด้วย Belt Yellow / Green / Black / Master Black ……Belt

สีของเข็มขัดไล่ขั้นขึ้นไปตามวิทยายุทธ เช่นกันว่า สีของเข็มขัดไล่ขั้นขึ้นไปตามความยากและซับซ้อนของปัญหา

ชื่อตาม Belt นี้ ถูกตั้งขึ้นโดยผู้เชี่ยวชาญในการพัฒนาปรับปรุงคนหนึ่งของ Motorola ที่คลั่งใคล้ในกีฬาคาราเต้

Definition of Black Belt is “Full-time process improvement project leader”

Black Belt คือคนที่ผ่านการอบรม Six Sigma : DMAIC เพิ่มหัวข้อ Lean เพิ่มเชิงลึก Minitab (โปรแกรมทางสถิติ) เรียนแล้วฝึก Advanced Faciliation ลงลึก Financial Day เรียนทักษะ Coaching เรียนลึกเรื่อง Change Management และ People module ที่สอนโดย Master Black Belt

องค์กรส่วนใหญ่จะมีพนักงานที่เป็น Full-time Black Belt อย่างน้อย 1 คน และอาจจะมี In Role Black Belt ทำงานในฝ่ายต่างๆ

Black Belt ที่เติบโตจากฝ่ายต่างๆ ในองค์กรจะเป็นประโยชน์ในการทำงานและผลักดันได้เป็นอย่างดี เพราะมีความรู้ในกระบวนการทำงานและรู้จักสนิทสนมกับพนักงานในองค์กรอยู่แล้ว การ Engagement กับผู้บริหารก็จะง่ายขึ้นค่ะ

ยกตัวอย่าง Linde Group เริ่มต้นด้วยการเฟ้นหา Talent ในองค์กรที่มีความเป็น senior มารับตำแหน่ง Full-time Black Belt ผ่านการอบรมแล้วทำ Project ใหญ่ขององค์กรที่เลือกโดยผู้บริหาร

Black Belt คนนี้จะอยู่ในตำแหน่งประมาณ 2-3 ปี แล้วจะย้ายไปรับตำแหน่งระดับผู้บริหารในฝ่ายที่เหมาะสม เหมือนครบวาระ โดยก่อนครบวาระ 6 เดือน ผู้บริหารจะคัดเลือก Talent คนต่อไปมารับตำแหน่งต่อ

ข้อดีของกลยุทธนี้คือ เป็นการพัฒนาพนักงานที่มีศักยภาพ ติดอาวุธศาสตร์ Six Sigma แล้วไปเติบโตในสายงานที่ถนัด พร้อมกับผลักดันศาสตร์ Six Sigma ในฝ่ายของเขาเองต่อไปได้

Black Belt Training class 4 สัปดาห์ แบ่งเป็น แต่ละสัปดาห์เรียนทีละ Phase: D M A และ IC ห่างกันคลาสละ 1 เดือน แต่ละสัปดาห์จะมีหัวข้ออื่นๆ แทรกเข้าไป เช่น

. Financial Day มี FiCo Regional Head มาสอน

. เยี่ยมชมโรงงานประกอบ Notebook ที่เมืองจีน เพื่อเรียน Lean Concept

. เรียนเชิงลึก Minitab 2 วัน โดยผู้เชี่ยวชาญจากบริษัทที่ขายโปรแกรม

เรียนเสร็จแต่ละสัปดาห์ กลับไปทำ Project ในแต่ละ Phase อีก 1 เดือน โดยมี Master Black Belt ทำหน้าที่โคช กลับมาแต่ละสัปดาห์ จะต้อง present ความคืบหน้าของ Project ในแต่ละ Phase

ทำ Project แรกเรียบร้อย ก็เริ่มทำ Project ที่สองโดยผู้บริหารเลือกให้

Black Belt Project จะใช้เวลาในการทำ 6-8 เดือน

Black Belt คือ คนที่มีบทบาทมากที่สุดในศาสตร์ Six Sigma

Black Belt ทำหน้าที่ค้นหาโอกาสในการเปลี่ยนแปลงขององค์กรและผลักดันจนเห็นผลลัพธ์

Black Belt จะเป็นผู้นำในการบริหารจัดการ สร้างแรงบันดาลใจ มอบหมายงาน ทำหน้าที่โคชและพี่เลี้ยงให้กับเพื่อนร่วมงาน

Black Belt เป็นผู้เชี่ยวชาญในศาสตร์ Six Sigma มีความรู้ในการเลือกใช้ Tools เพื่อแก้ปัญหา

อีกบทบาทหลักของ Black Belt คือ ผลักดันศาสตร์ Six Sigma ในองค์กร โดยการทำงานร่วมกับทีมผู้บริหารและ MD นั่นหมายความว่า Engagement คืออีกทักษะที่ Black Belt ต้องมี

ปัญหาในเลเวล Black Belt Project นี้เป็นปัญหาที่มีความซับซ้อน สำคัญ มีผลกระทบมากกว่า Green Belt Project หรือปัญหาใหญ่ ขององค์กร

การที่ใครสักคนจะได้ Certified Black Belt จะต้อง

¤ อบรมในคลาสให้ครบ 100%

¤ ขณะเรียนและเรียนเสร็จ ต้องเอาปัญหาจริงที่ได้รับมอบหมายมาลงมือทำตามขั้นตอนการแก้ปัญหา ใช้ Six Sigma Tool ที่เหมาะสมในแต่ละขั้นตอน โดยมี Master Black Belt เป็นโคชประจำตัว

¤ ใช้ Storyboard (slide template) ในการบอกว่าผ่านการทำอะไรในแต่ละขั้นตอนบ้าง

Storyboard เป็นตัว record เส้นทางการเดินทางของ Black Belt ในการแก้ปัญหานั้นๆ ตามขั้นตอน DMAIC

Storyboard ที่ดีจะต้องมีความละเอียดถึงขั้นใครมาอ่านก็เข้าใจได้เองโดยไม่ต้องมี Black Belt คนนั้นมานั่งอธิบาย

ข้อดีของ Storyboard ต่อองค์กรคือ เหมือนคลังห้องสมุดที่องค์กรเก็บสะสมไว้ สามารถนำไปเป็น case study ให้อีกโรงงานหรือประเทศอื่นได้ เรียกว่า Replication

Storyboard Black Belt Project ของครูพลอยมีประมาณ 180 slides ค่ะ

¤ หลังทำทั้ง 2 Project เสร็จจะรอติดตามผลประมาณ 3 เดือน แล้วสอบสัมภาษณ์ โดยมี Master Black Belt อย่างน้อย 2 ท่านเป็นคณะกรรมการ

👨‍🏫👩‍🏫 ขณะทำ Project ตัวเอง ต้องเป็น Trainer ในคลาส

👨‍🎓👩‍🎓 Yellow Belt Training ให้กับพนักงานทุกเลเวลในองค์กร

👨‍⚖️👩‍⚖️ Green Belt Training สอนร่วมกับ Master Black Belt และทำหน้าที่โคชให้กับ Green Belt ด้วย

¤ เมื่อคนๆ นี้ได้ Certified Black Belt แล้ว ก็จะขยายความรับผิดชอบการผลักดันที่สำคัญๆ ให้กับองค์กรต่อไป

Black Belt ทำงานร่วมกับ Green Belt เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของฝ่ายต่างๆ

องค์กรที่มี Six Sigma Community ประกอบด้วย Belts ทั้งหลายจะเห็นผลลัพธ์ของ Execution ที่ชัดเจน เพราะการผลักดันผลประกอบการขององค์กร จะนำโดยพนักงานที่มีทักษะในการแก้ปัญหากลุ่มนี้ พวกเขาจะส่งต่อวัฒนธรรม ภาษา ทำงานร่วมกันเป็นทีม ตามศาสตร์ Six Sigma ค่ะ

ความท้าทายขององค์กรคือ คุณคัดเลือกคนที่ใช่หรือไม่ ที่จะถูกพัฒนาให้เป็นกำลังพลสำคัญ โดยเขาต้องมีใจรักหลงใหลในศาสตร์ Six Sigma สนุกกับบทบาท as a Certified Black Belt ถ้าโอกาสวิ่งเข้าหาคุณค่ะ

ครูพลอย

https://www.facebook.com/ployparploen/

• 

บทบาทและหน้าที่ของ Yellow Belt

ในศาสตร์ Six Sigma การนำศาสตร์ Six Sigma ไปใช้ในองค์กร จะมีผู้คนที่เกี่ยวข้องในบทบาท หน้าที่และชื่อที่แตกต่างกันไป

โพสนี้ ครูพลอยจะพูดถึงคนที่เป็น Yellow Belt ค่ะ

มาถึงกลุ่มคนที่มีชื่อเหมือนกับวงการ การต่อสู้ป้องกันตัว (Martial Arts Names) ที่ลงท้ายด้วย Belt ค่ะ

Yellow / Green / Black / Master Black ……Belt สีของเข็มขัดไล่ขั้นขึ้นไปตามวิทยายุทธ เช่นกันว่า สีของเข็มขัดไล่ขั้นขึ้นไปตามความยากและซับซ้อนของปัญหา

ชื่อตาม Belt นี้ ถูกตั้งขึ้นโดยผู้เชี่ยวชาญในการพัฒนาปรับปรุงคนหนึ่งของ Motorola ที่คลั่งใคล้ในกีฬาคาราเต้

Yellow Belt คือคนที่ผ่านการอบรม Basic Problem Solving คนๆ นี้มาจากแผนกไหนก็ได้ค่ะ

งานของ Yellow Belt คือ มุ่งมั่นปรับปรุงกระบวนการทำงานอย่างต่อเนื่อง (Continuous process improvement) ในงานประจำของตัวเอง โดยใช้องค์ความรู้การแก้ปัญหาขั้นพื้นฐาน และเป็นกระบวนกร (Facilitator) ในการแก้ปัญหาของแผนก ทำงานร่วมกับ Team member ในแต่ละปัญหา

ปัญหาในเลเวลนี้เป็นปัญหาที่คุณเจอในงานประจำวัน เป็นปัญหาที่คุณสามารถแก้ได้ภายใน 2 นาทีจนถึง 2 สัปดาห์

ยกตัวอย่างปัญหาที่ครูพลอยโคชให้ Yellow Belt ในองค์กร

. ลดจำนวนใบสั่งซื้อของลูกค้าที่ตกหล่นหายจากระบบของแผนกลูกค้าสัมพันธ์

. ลดจำนวนสายหลุดของลูกค้าผ่าน Call Center ของแผนกลูกค้าสัมพันธ์

. ลดจำนวนใบกำกับภาษีที่ผิดและเพิ่มการส่งให้ลูกค้าตรงเวลาของแผนกบัญชี

. ลดการผิดของเอกสาร Certification ของสินค้าของแผนกแลป

. ลดเวลาในการออก Certification ของสินค้าของแผนกแลป

. ลดต้นทุนการใช้ Calibration gas ของแผนกแลป

. เพิ่ม % Delivery in full on time ส่งสินค้าให้ครบจำนวนและตรงเวลาให้ลูกค้าของแผนกขนส่ง

. เพิ่มพื้นที่จัดเก็บข้อมูลขององค์กร (Shared drive) ของแผนก IT

นี่คือตัวอย่างคร่าวๆ ของ Yellow Belt Project ที่ครูพลอยโคชค่ะ

จากประสบการณ์การสอนและโคช มีความเห็นว่า การที่ใครสักคนจะได้ Certified Yellow Belt จะต้อง

¤ แค่อบรมในคลาสไม่สามารถการันตี Certified ให้ได้ เพราะการเรียนในคลาสก็แค่เรียนแล้วดูเหมือนจะเข้าใจในเนื้อหา แต่เมื่อลงมือทำกับปัญหาจริง พบว่า ทุกคนที่ถูกโคชจะไม่ได้เข้าใจ 100% ซึ่งเป็นเรื่องปกติของการเรียนรู้ค่ะ ไม่แปลก

¤ นั่นหมายความว่า เรียนเสร็จ ต้องเอาปัญหาจริงมาลงมือทำ ตามขั้นตอนการแก้ปัญหา ใช้ Six Sigma Tool ที่เหมาะสมในแต่ละขั้นตอน โดยมีโคชประจำตัว

¤ ใช้ Storyboard (slide template) ในการบอกว่าผ่านการทำอะไรในแต่ละขั้นตอนบ้าง

Storyboard เป็นตัว record เส้นทางการเดินทางของ Yellow Belt ในการแก้ปัญหานั้นๆ

Storyboard ที่ดีจะต้องมีความละเอียดถึงขั้นใครมาอ่านก็เข้าใจได้เองโดยไม่ต้องมี Yellow Belt คนนั้นมานั่งอธิบาย

ข้อดีของ Storyboard ต่อองค์กรคือ เหมือนคลังห้องสมุดที่องค์กรเก็บสะสมไว้ สามารถนำไปเป็น case study ให้อีกโรงงานหรือประเทศอื่นได้ เรียกว่า Replication

ในเลเวล Green & Black Belt ก็มี Storyboard ด้วยเช่นกัน จำนวนสไลด์ก็จะเยอะตามความซับซ้อนของปัญหา

Storyboard Black Belt Project ของครูพลอยมีประมาณ 160 สไลด์ค่ะ

¤ ในช่วงเวลาที่ทำการโคช ครูพลอยจะมีโอกาสได้สอนในเนื้อหาที่พวกเขาเรียนมาอีกรอบและแชร์ตัวอย่างจริงให้เขาเห็นภาพ และสามารถโคชการนำองค์ความรู้ไปปรับใช้กับปัญหาของตัวเอง

¤ ดังนั้น ในช่วงเวลาที่ทำการโคช ครูพลอยจะประเมินได้ว่า เขาเข้าใจในเนื้อหาและการปรับใช้จริงหรือไม่ค่ะ

¤ เมื่อคนๆ นี้ได้ Certified Yellow Belt แล้ว จะถือว่าแผนกนั้นๆ ได้ทรัพยากรที่เจ๋งเพิ่มขึ้นมา และครูพลอยมักจะเชียร์ให้หัวหน้าแผนก utilize ใช้ศักยภาพของคนๆ นี้ในการเป็นผู้นำแก้ปัญหาของแผนก และเป็น Role model ที่ช่วยโคชเพื่อนๆ ในแผนกด้วยค่ะ

แล้วยังได้บรรยากาศของ Engagement ของพนักงานในแผนก ที่ร่วมมือร่วมใจในการแก้ปัญหา ทำให้ผลงานของแผนกดีขึ้น ทุกคนทำงานได้ง่ายขึ้น จมอยู่กับปัญหาน้อยลง

แล้วจะดียิ่งกว่า ถ้าในแผนกเพิ่มจำนวน Certified Yellow Belt ให้มากขึ้นในแต่ละปี เพราะสุดท้ายคุณจะได้พนักงานที่มีทักษะในการแก้ปัญหา ที่พูดภาษาเดียวกัน ทำงานร่วมกันสนุกขึ้นเยอะเลย

แล้วจะดีที่สุด ถ้าหัวหน้าแผนกโชว์การเป็นผู้นำ ด้วยการลงมือทำ Yellow Belt Project ของตัวเองจนได้ Certified

หัวหน้างานท่านนั้นก็สามารถเป็นโคชให้กับลูกน้องตัวเองต่อไปได้

ครูพลอย

https://www.facebook.com/ployparploen/

• 

บทบาทและหน้าที่ของ Champion/Sponsor

ในศาสตร์ Six Sigma การนำศาสตร์ Six Sigma ไปใช้ในองค์กร จะมีผู้คนที่เกี่ยวข้องในบทบาท หน้าที่และชื่อที่แตกต่างกันไป

โพสนี้ ครูพลอยจะพูดถึงคนที่เป็น Champion/Sponsor ค่ะ 

Definition of Champion/Sponsor is

“A senior business manager with direct influence over resources (people, money, time)”

“A project Champion is also known as a project Sponsor” 

หน้าที่หลักของ Champion/Sponsor คือ

. กำหนดแนวทางและความคาดหวังต่อ Project ที่เลือกมาทำ

. สนับสนุนกำลังพลมาร่วมผลักดัน Project

. เป็นผู้อนุมัติในการทำ Project ในแต่ละ Phase ว่าผ่านหรือไม่ รวมไปถึงการยุติหรือไม่ให้ผ่าน

. สนับสนุนให้ก้าวข้ามอุปสรรคในการทำ Project

. ช่วยผลักดันศาสตร์ Six Sigma ในฝ่ายของเขาเอง

ส่วนใหญ่ Champion/Sponsor คือหัวหน้าฝ่ายของปัญหาที่จะแก้ ผู้กำหนด Direction โดยมี Black Belt ทำงานร่วมกันเพื่อผลักดัน Project นั้นๆ

Initiative Leader หรือ Project Owner จะนำเสนอความคืบหน้าของ Project ต่อ Champion/Sponsor อย่างน้อยเดือนละครั้ง

องค์กรที่มี Champion/Sponsor ที่เห็นความสำคัญและร่วมผลักดันศาสตร์ Six Sigma จะทำให้ Execution ได้ผลรวดเร็ว และกลายเป็นองค์กรที่พร้อมจะมี Continuous Improvement

ครูพลอย

https://www.facebook.com/ployparploen/

• 

บทบาทและหน้าที่ของ Team Member ในศาสตร์ Six Sigma

การนำศาสตร์ Six Sigma ไปใช้ในองค์กร จะมีผู้คนที่เกี่ยวข้องในบทบาท หน้าที่และชื่อที่แตกต่างกันไป

โพสนี้ ครูพลอยจะพูดถึงคนที่เป็น Team Member ค่ะ

ในขั้นตอนเริ่มแรกของการแก้ปัญหา Initiative Leader หรือ Project DRI จะทำการเลือก Team Member สำหรับปัญหาที่ตัวเองจะแก้ โดยการเลือกจะมีเกณฑ์ในการคัดเลือก ไม่ใช่จะเชิญใครก็ได้หรือสนิทกับใครแล้วเลือกมาเป็น

เกณฑ์ในการคัดเลือกเราจะดูจาก

. Function มาจากหน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับปัญหา

. Knowledge คนๆ นั้นมีความรู้ ความเข้าใจในปัญหา

. Skills มีทักษะที่มีประโยชน์ต่อทีม

. Experiences มีประสบการณ์ที่เกี่ยวข้องกับปัญหา

. Stakeholders มีส่วนได้ส่วนเสียในการแก้ปัญหา

. Time ที่สำคัญคนๆ นั้นต้องมีเวลาในการมาร่วมการแก้ปัญหากับคุณได้

. จำนวนคนในทีมงานที่เหมาะสมคือ 5-7 คน เพราะถ้าน้อยไป การระดมสมองหาไอเดียจะไม่หลากหลาย ถ้ามากเกินไป ก็จะเสียเวลาสำหรับบางคนที่มาจากหน่วยงานเดียวกัน

. Roles/Responsibilities เมื่อได้รายชื่อของ Team member ครบแล้ว ต้องระบุบทบาทและหน้าที่ของแต่ละคนให้ชัดเจนด้วยค่ะ

จากประสบการณ์ของครูพลอย ในบางปัญหาที่จะแก้ ครูพลอยจะเชิญ Expert หรือคนที่มี Creativity แปลกๆ มาร่วมตอนหาวิธีแก้ไข เพราะคนเหล่านี้จะมีไอเดียแปลกใหม่ที่เราคิดไม่ถึง และยังช่วยจุดประกายให้เราคิดนอกกรอบด้วยค่ะ

และตอนระดมสมองหาสาเหตุที่ก่อให้เกิดปัญหา ทีมงานที่ทำงานใน process นั้นๆ จะช่วยเราหาได้เป็นอย่างดี เพราะมันเป็นงานที่พวกเขาเจอทุกวัน แต่เมื่อถึงขั้นตอนระดมสมองหาวิธีแก้ หลายๆ คนจะคิดไม่ออก ไม่มีไอเดียว่าจะแก้ยังไง เหมือนผงเข้าตาตัวเองแล้วเขี่ยไม่ออกนั่นแหละค่ะ

ขั้นตอนนี้แหละ ที่ครูพลอยจะชักชวนคนที่ชอบท้าทาย คิดทำอะไรใหม่ๆ มาร่วมระดมสมอง

การเลือก Team Member ที่ใช่ จะทำให้การแก้ปัญหาของคุณไปตามขั้นตอนด้วยดี จนประสบความสำเร็จ

การทำงานเป็นทีม มีเป้าหมายเดียวกัน ทำให้คุณสามารถ Engage เพื่อนร่วมงานได้เป็นอย่างดีด้วยค่ะ

นี่คือที่มาและบทบาทของ Team Member ค่ะ

อ่ออ ข้อดีของการที่องค์กรจัดอบรม Basic Problem Solving ให้กับพนักงานทุกคน จะทำให้พวกเขาเข้าใจขั้นตอนการแก้ปัญหา เข้าใจว่าจะทำอะไรบ้าง และที่สำคัญพวกเขาพูดภาษาเดียวกัน ที่เรียกว่า Six Sigma Language ค่ะ

ครูพลอย

https://www.facebook.com/ployparploen/

• 

บทบาทและหน้าที่ของ Initiative Leader

ในศาสตร์ Six Sigma การนำศาสตร์ Six Sigma ไปใช้ในองค์กร จะมีผู้คนที่เกี่ยวข้องในบทบาท หน้าที่และชื่อที่แตกต่างกันไป

โพสนี้ ครูพลอยจะพูดถึงคนที่เป็น Initiative Leader ค่ะ บางครั้งเราเรียกว่า Project Leader, Project DRI หรือ Project Manager เขามีหน้าที่เป็นผู้นำในการทำโครงการหรือแก้ปัญหานั้นๆ

Initiative Leader อาจจะเป็นคนยกมือแล้วบอกว่าอยากจะแก้ปัญหานี้ เสนอตัวเองเป็นผู้นำในการแก้ปัญหาใดๆ หรืออาจจะได้รับมอบหมายให้เป็นผู้นำในการแก้ปัญหาจากหัวหน้างานหรือทีมผู้บริหาร

ยกตัวอย่างในองค์กรของครูพลอย Initiative Leader ผ่านการอบรม Six Sigma Yellow Belt Training 2 days class แล้วหัวหน้างานมอบหมายปัญหาของแผนกให้ลงมือแก้

การแก้ปัญหาตามขั้นตอนของ Yellow Belt จะได้รับการโคชจากหัวหน้างานหรือ Black Belt แบบครูพลอยก็ได้

เมื่อทำการแก้ปัญหาจนเสร็จสิ้น Black Belt จะสามารถ Certified Yellow Belt ให้กับคนๆ นี้ได้ หลังจากพิสูจน์แล้วว่า มีความเข้าใจและลงมือทำตาม methodology ในเลเวล YB ได้

หรือ Initiative Leader ได้รับมอบหมายให้แก้ปัญหาที่ซับซ้อนขึ้น เป็นปัญหาที่มีตั้งแต่ 2 แผนกเกี่ยวข้อง คนๆ นี้จะเข้ารับการอบรม Six Sigma Green Belt Training 7 days class เรียนเสร็จแล้วลงมือแก้ปัญหาโดยได้รับการโคชจาก Black Belt

หลังจากแก้ปัญหาเสร็จ จะมีการสอบสัมภาษณ์โดย Master Black Belt (MBB) ถ้าสอบผ่านจะได้ Certified Green Belt

หรือ Initiative Leader ได้รับมอบหมายให้แก้ปัญหาที่สำคัญขององค์กรจากทีมผู้บริหาร ส่วนใหญ่จะเป็น Black Belt in full time

ถ้าเป็นก่อนได้ Certified Black Belt ครูพลอยจะถูกโคชโดย Master Black Belt

เมื่อได้ Certified Black Belt แล้ว ครูพลอยก็สามารถลงมือแก้ปัญหาตาม methodology ด้วยตัวเองได้เลยค่ะ

นี่คือที่มาและหน้าที่ของ Initiative Leader ในองค์กรค่ะ

ครูพลอย

https://www.facebook.com/ployparploen/

• 

MORE EXPLORING WITH SIX SIGMA

องค์ความรู้ที่คุณจะได้จากศาสตร์ Six Sigma

นอกเหนือจากทักษะการแก้ปัญหา ศาสตร์ Six Sigma เป็นองค์ความรู้ Problem Solving การแก้ปัญหาของงานตนเอง ปัญหาของแผนก ปัญหาระหว่างแผนก ปัญหาขององค์กร หรือแม้แต่ปัญหาในชีวิตส่วนตัว

กระบวนการเรียนรู้ของศาสตร์ Six Sigma จะมีความเข้มข้น ลงลึกในเนื้อหา ความหลากหลายของเครื่องมือ (Tools) และ ระยะเวลาในการแก้ปัญหา แบ่งตาม Belt level

Yellow Belt Project ที่เรียกว่า Basic Problem Solving เป็นการแก้ปัญหาที่ไม่ซับซ้อน ปัญหาในงานตนเอง ปัญหาในแผนก หรือปัญหาในชีวิตประจำวัน

การแก้ปัญหาในเลเวล YB จึงมีแค่ 4 ขั้นตอนง่ายๆ คือ

1) Define Problem ระบุปัญหาให้ชัดเจน ตั้งเป้าหมาย

2) Understand Causes หาสาเหตุที่แท้จริงให้เจอ

3) Implement Solutions หาวิธีแก้ไข

4) Sustain Performance วัดผล ติดตามผลให้ยั่งยืน

Green Belt Project เป็นการแก้ปัญหาที่ซับซ้อนขึ้น ปัญหาระหว่างแผนก หรือปัญหาที่มี 2-3 แผนกเกี่ยวข้อง

Black Belt Project แก้ปัญหาที่ซับซ้อนมากกว่า ปัญหาที่มีความสำคัญต่อองค์กรมาก

Green Belt และ Black Belt Project ใช้หลักการ DMAIC ในการแก้ปัญหา และนำข้อมูลมาวิเคราะห์เชิงสถิติ

Define : ระบุปัญหาให้ชัดเจน

Measure : หา baseline ของกระบวนการทำงาน ตั้งเป้าหมาย

Analyse : วิเคราะห์เพื่อหาสาเหตุที่แท้จริง

Implement : หาวิธีแก้ไขและลงมือทำ

Control : ควบคุม วัดผล ติดตามผลให้ยั่งยืน

นั่นคือ การเรียนรู้ทักษะการแก้ปัญหาของศาสตร์ Six Sigma

จากประสบการณ์การเรียนรู้และโคชคนที่ทำ Yellow Belt และ Green Belt Project รวมไปถึงการทำ Black Belt Project ของครูพลอยเอง พบว่า มีองค์ความรู้อื่นๆ ที่ได้เรียนรู้ไปขณะที่ลงมือทำ Six Sigma Project ทั้ง 3 เลเวลด้วยค่ะ

😎 1. Risk Management การบริหารจัดการความเสี่ยง

ทุก Project ก่อนลงมือทำขั้นตอนแรก เราจะเขียน Project Charter ก่อนทุกครั้ง

Project Charter จะเป็นภาพสรุปใน 1 หน้า ที่บอกว่า Project ชื่ออะไร เป้าหมายคืออะไร ขอบเขตของ project ผลประโยชน์ทึ่ได้ ระยะเวลาในการทำ project ทีมงาน Champion และ Risks

เมื่อเขียน Project Charter เสร็จก็นำเสนอ Champion เพื่อเห็นด้วยแล้วอนุมัติให้ลงมือทำ

Risks คือ ความเสี่ยงที่จะทำให้ project นี้ไม่ประสบความสำเร็จ ที่เราต้องระบุตั้งแต่ต้น เมื่อเจอความเสี่ยง จะทำการหาแผนป้องกันและแผนรองรับ

Project leader จะได้เรียนรู้และฝึกฝนเรื่อง Risk Management ในการแก้ปัญหานั้นๆ ตั้งแต่เริ่มต้น

😎😎 2. Project Management การบริหารจัดการโครงการ

ในทุกขั้นตอนของการแก้ปัญหา จะต้องระบุแผนงานที่ต้องทำ ก่อนหลัง ตั้งแต่เริ่มจนจบ project โดยเฉพาะขั้นตอน Implement ที่ต้องมีคนอื่นเกี่ยวข้องมาดำเนินตามแผนเราด้วย

Project leader ก็จะได้เรียนรู้และต้องมีทักษะการบริหารจัดการโครงงานด้วยเช่นกัน

ทำอย่างไรจึงจะบริหารจัดการโครงการให้สำเร็จภายในเวลาที่กำหนด ด้วยกำลังพลที่มี และภายใต้เงินลงทุนที่มี

😎😎😎 3. Change Management การบริหารจัดการการเปลี่ยนแปลง

เกือบทุกขั้นตอน Project leader จะได้ทำงานกับผู้คนหลากหลาย ตั้งแต่ทีมงานใน project ไปจนถึงคนอื่นในองค์กร เมื่อจะลงมือทำตามวิธีแก้ไข การแก้ปัญหาย่อมมากับวิธีการใหม่ Solution ใหม่นั่นเอง เพราะถ้าทำแบบเดิม คุณก็จะได้ผลลัพธ์แบบเดิม และแน่นอนว่า วิธีใหม่มันจะเกิดการเปลี่ยนแปลงที่มีผลกระทบกับคนที่เกี่ยวข้องไม่มากก็น้อย

นั่นหมายความว่า Project leader ต้องมีทักษะการบริหารจัดการคน (People skill) เพราะบางคนอาจเห็นด้วยและให้ความร่วมมือด้วยดี แต่อีกหลายคนที่ไม่ยอมรับการเปลี่ยนแปลง เพราะคุ้นเคยกับวิธีเดิมๆ เพราะรู้สึกตัวเองจะลำบากขึ้น เพราะไม่เห็นด้วยกับวิธีใหม่ที่คุณคิดขึ้นมา เพราะไม่เชื่อมั่นว่า เปลี่ยนแล้วจะดีขึ้น ??

นั่นคืองานที่ไม่ง่ายสำหรับ Project leader แต่คุณต้องผ่านไปให้ได้ ไม่งั้นทุกสิ่งที่ลงแรงไปก็จะสูญเปล่าค่ะ

😎😎😎😎 4. Facilitation การอำนวยความสะดวกและกระตุ้นการเรียนรู้

ทักษะที่สำคัญที่ Project leader ต้องมีเพื่อให้การเป็นผู้นำทำ project ราบรื่นและได้ผลคือ การเป็นวิทยากรกระบวนการ ที่เรียกว่า Facilitator

Facilitator ที่ดีต้องมีทักษะเรื่องคนสูง สร้างความสัมพันธ์ที่ดี (Engagement) กับผู้เกี่ยวข้อง นำพาทุกคนทำงานตามขั้นตอนอย่างราบรื่น สร้างพลัง แรงบันดาลใจ เห็นเป้าหมายร่วมกันของทีมงาน

ทั้งหมดคือ 4 องค์ความรู้ที่ครูพลอยได้เรียนรู้และฝึกฝนมาเรื่อยๆ ในขณะทำ Six Sigma ค่ะ

เมื่อคุณฝึกฝนมากเท่าไหร่ ทักษะทั้ง 4 ด้านก็จะเก่งขึ้นเรื่อยๆ ท้าทายและสนุกขึ้นเรื่อยๆ ค่ะ

สุดท้าย นี่คือความเจ๋งที่คุณจะได้พัฒนาตัวเองในทุกๆ ด้านในเส้นทางการเดินของศาสตร์ Six Sigma ที่อยากให้ทุกคนได้เดินร่วมทางกันค่ะ

ครูพลอย

https://www.facebook.com/ployparploen/

• 

SIX SIGMA IN YOUR ORGANIZATION

ON-RAMP 3 : PROBLEM SOLVING

แต่ละองค์กรมีความแตกต่างในการทำธุรกิจ ต่างอุตสาหกรรม ต่างกระบวนการผลิต ต่างด้วยโครงสร้างภายในขององค์กร และต่างในสถานการณ์การแข่งขันในตลาด

การนำศาสตร์ Six Sigma ใช้ในองค์กรก็ย่อมมีความแตกต่าง

หากเรามองว่าศาสตร์ Six Sigma เป็นเหมือนถนนที่องค์กรจะเดินทางไปยังอนาคตที่ดีกว่า ถนนนี้มี 3 เส้นทางที่จะนำพาองค์กรไปในทางที่แตกต่างและถึงปลายทางที่แตกต่างกัน

เส้นทางที่องค์กรคุณเลือก จะเป็นตัวกำหนดวิธีการ ขอบเขตและความเข้มข้นของ Six Sigma ต่อองค์กรและพนักงานค่ะ โพสนี้ ครูพลอยจะพูดถึงเส้นทางที่ 3 (ย้อนอ่านเส้นทางที่ 1 และ 2 ในโพสก่อนหน้า) 

เส้นทางที่ 1 การแปลงร่างองค์กรหรือธุรกิจ

ON-RAMP 1 : The Business Transformation

เส้นทางที่ 2 การปรับปรุงกลยุทธ

ON-RAMP 2 : Strategic Improvement 

เส้นทางที่ 3 การแก้ปัญหา

ON-RAMP 3 : PROBLEM SOLVING

การแก้ปัญหาเป็นเส้นทางที่องค์กรต่างๆ เลือกใช้มากที่สุด

ในการปรับปรุงกระบวนการทำงานโดยใช้ศาสตร์ Six Sigma โดยจะมุ่งเน้นไปยังปัญหาที่เกิดซ้ำๆ ปัญหาที่เคยลงมือแก้ไข แต่ไม่ประสบความสำเร็จ Problem Solving การแก้ปัญหา เป็นเส้นทางขององค์กรค่ะ

โดยเริ่มจากการจัดฝึกอบรมคลาส Six Sigma ไม่ว่าจะเป็น Yellow Belt (Basic) Green Belt (Complex) หรือ Black Belt (Most Complex)

ในศาสตร์ Six Sigma ที่เรียนรู้จะมีเครื่องมือ (Six Sigma Tools) ที่หลากหลาย ใช้ในแต่ละขั้นตอนของการแก้ปัญหา และใช้ในวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกันออกไป

คลาส Yellow Belt ที่เป็นการแก้ปัญหาพื้นฐาน ปัญหาที่ไม่ซับซ้อน หรือปัญหาภายในแผนก ก็จะมี Tools ที่ง่ายในการใช้งาน เพราะปัญหาไม่ได้ซับซ้อน

แต่ในคลาส Green Belt และ Black Belt จะมี Tool ที่มีความซับซ้อนมากขึ้นตามปัญหาซับซ้อนที่เราจะแก้ เพราะการลงมือแก้ปัญหาที่ซับซ้อน จะเกิดผลกระทบมากตามไปด้วย การวิเคราะห์ การแก้ปัญหาในแต่ละขั้นตอนจึงต้องใช้ข้อมูลจำนวนมาก การวิเคราะห์เชิงสถิติจึงสำคัญมาก Tools ที่เรียนรู้เหล่านี้ จะทำให้เราวิเคราะห์ปัญหาได้ดีขึ้นและหาวิธีแก้ไขที่ใช่มากขึ้น โดยใช้ facts และการเข้าใจถึงสาเหตุที่แท้จริงและเป้าหมายที่เราตั้งไว้

เส้นทาง Problem Solving นี้ เหมาะกับองค์กรที่อยากให้พนักงานมีทักษะในการแก้ปัญหาจากศาสตร์ Six Sigma โดยไม่อยากจะเปลี่ยนแปลงโครงสร้างขององค์กรค่ะ

หากองค์กรของคุณเลือกเส้นทางนี้ การเริ่มต้นจะเริ่มจากกลุ่มคนที่ไม่มาก ลงแรงไม่มาก และมีโอกาสที่จะขยายให้กว้างขึ้น

ข้อดีของเส้นทางนี้คือ คุณจะมุ่งเน้นไปยังปัญหาที่สำคัญ ค้นหาสาเหตุที่แท้จริงของปัญหานั้นๆ โดยใช้ข้อมูลจริงและ การวิเคราะห์ที่มีเหตุและผลมากกว่าการใช้ความรู้สึก

ยกตัวอย่าง บริษัท Real Estate แห่งหนึ่งได้จัดคลาส Six Sigma อบรมให้กับพนักงาน 2-3 คลาส หลังจากเรียนเสร็จ ได้ตั้งทีมงานขึ้นมาและมอบหมายให้ลงมือนำการแก้ปัญหาที่สำคัญ โดยมี Black Belt ทำหน้าที่โคชในการแก้ปัญหา บริษัทนี้สามารถแก้ปัญหานั้นได้ภายใน 3 เดือนค่ะ

นี่คือจุดเริ่มต้นที่บริษัทนี้เห็นผลลัพธ์จากการเลือกเส้นทาง Problem Solving และมีแผนที่จะขยายออกไปยังพนักงานกลุ่มใหม่อีกด้วย

เส้นทางนี้ เป็นเส้นทางที่ง่าย ไม่ซับซ้อน ผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงน้อย องค์กรของคุณอาจจะเริ่มจากเส้นทางนี้ก่อนก็ได้นะคะ

Credit : WHAT IS SIX SIGMA

by Pete Pande and Larry Holpp

ครูพลอย

https://www.facebook.com/ployparploen/